Politique de confidentialité des données

Accès et diffusion

La présente politique de confidentialité des données s'adresse aux clients, aux utilisateurs et aux administrateurs de la plateforme Kipo.

Elle est accessible à toute personne utilisant l'application et est diffusée publiquement sur la plateforme Kipo.

Objectifs

Cette politique de confidentialité des données a pour objectifs les éléments suivants.

• Identifier les renseignements personnels collectés dans le cadre de l'utilisation de Kipo.
• Encadrer les pratiques en matière de protection des renseignements personnels.
• Assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements collectés.
• Informer les utilisateurs et leurs clients des pratiques en matière de protection des renseignements personnels lors d'une collecte effectuée par voie technologique.

Cet objectif vise aussi à maintenir la confiance des utilisateurs et de leurs clients quant à la protection de leurs renseignements personnels.

Outils de collecte des renseignements

Un renseignement personnel est tout renseignement qui permet d'identifier une personne physique, directement ou indirectement.

Les renseignements personnels sont recueillis par les moyens technologiques suivants.

• Le portail Web de l'application Kipo.
• L'envoi de sondages par SMS ou par appel téléphonique.
• L'envoi de sondages par courriel.
• Les témoins de connexion (cookies).
• Les formulaires transmis électroniquement.

Circonstances de la collecte

Kipo recueille des renseignements personnels dans les circonstances suivantes.

• Lorsque vous créez un compte sur la plateforme Kipo.
• Lorsque vous ajoutez des clients dans l'application.
• Lorsque vous envoyez un sondage à un client.
• Lorsqu'un client répond à un sondage.
• Lors de votre navigation sur la plateforme.

Renseignements pouvant être recueillis sur les clients

Les renseignements personnels recueillis sur vos clients peuvent comprendre les éléments suivants.

• Le nom et le prénom du client.
• Le numéro de téléphone.
• L'adresse courriel.
• Les réponses aux sondages, dont les scores NPS et les commentaires.
• La date d'ajout et l'historique des interactions.

Renseignements recueillis lors de la navigation

Lors de votre navigation sur la plateforme Kipo, les éléments suivants peuvent être recueillis.

• L'adresse IP.
• Le navigateur et la langue utilisés.
• Le système d'exploitation.
• La date et l'heure d'accès à la plateforme.
• Les pages consultées et la durée de consultation.

Mesure d'audience

Kipo mesure la fréquentation de son site vitrine avec Umami, un logiciel libre auto-hébergé chez OVH à Beauharnois, au Québec. Cette mesure ne dépose aucun témoin de connexion et ne crée aucun identifiant qui persiste d'une journée à l'autre.

L'adresse IP sert uniquement à déduire le pays, la région et la ville de la visite, puis elle n'est pas conservée. Les statistiques produites sont agrégées et anonymes, et Kipo ne peut relier une visite à une personne précise.

Cette mesure sert uniquement à comprendre l'usage du site vitrine et à l'améliorer. Les données sont conservées 25 mois, puis supprimées, et ne sont communiquées à aucun tiers.

Utilisation des données

Dans le cadre de sa mission, Kipo recueille de l'information pour les fins suivantes.

• Permettre l'envoi de sondages de satisfaction (NPS) aux clients des utilisateurs.
• Afficher et analyser les résultats des sondages.
• Générer des rapports de satisfaction client.
• Assurer le bon fonctionnement et la performance de la plateforme.
• Améliorer l'expérience utilisateur.

Données provenant de Google (Google Business Profile)

Un administrateur ou un propriétaire d'une entreprise cliente peut, s'il le souhaite, connecter la fiche Google Business Profile (Google My Business) de son entreprise à Kipo. Il autorise alors Kipo, par l'écran de consentement de Google, à gérer cette fiche (permission https://www.googleapis.com/auth/business.manage). Kipo ne demande aucune autre permission Google et ne reçoit jamais le mot de passe ni l'adresse courriel du compte Google. La liste des comptes renvoyée par Google peut contenir le nom du titulaire du compte : Kipo ne l'enregistre pas et ne l'affiche pas.

Kipo accède à la liste des comptes et des fiches d'établissement accessibles au compte Google qui autorise la connexion (identifiants techniques, nom et adresse de la fiche, identifiant Google Maps et lien public d'avis), pour permettre de choisir la fiche à connecter. Kipo accède aussi aux avis publics de la fiche connectée : nom public et photo de profil de l'auteur, note, commentaire, dates et, le cas échéant, la réponse de l'entreprise. Ces avis sont des contenus publiés publiquement sur Google.

Les photos de profil des auteurs d'avis sont affichées directement depuis les serveurs de Google : votre navigateur les demande à Google, qui reçoit alors votre adresse IP et des informations techniques sur votre navigateur.

Kipo utilise ces données uniquement pour les fins suivantes.

• Afficher les avis de la fiche, la note moyenne et le nombre d'avis aux utilisateurs de l'entreprise concernée.
• Publier, modifier ou supprimer une réponse à un avis, uniquement lorsqu'un administrateur ou un propriétaire de l'entreprise le demande explicitement dans Kipo.
• Proposer, à la fin d'un sondage, le lien public de la fiche à tous les clients qui terminent le sondage, quelles que soient leurs réponses. Ce lien est public : Kipo ne transmet à Google aucun renseignement sur le client.

Données provenant de Google : conservation, retrait et engagements

Kipo conserve et protège les données provenant de Google de la façon suivante.

• Les jetons d'accès fournis par Google sont chiffrés (AES-256) dans la base de données de Kipo, hébergée au Québec, et ne sont jamais affichés ni transmis au navigateur.
• Pendant la durée de la connexion, Kipo conserve les identifiants techniques de la fiche et du compte Google (de la forme accounts/123, sans le nom de la personne), le nom de la fiche, son identifiant Google Maps et son lien public d'avis.
• Les avis sont conservés dans une mémoire temporaire, actualisée depuis Google lors de la consultation ou sur demande. Une mémoire qui n'a pas été actualisée depuis 30 jours est supprimée lors du nettoyage automatique quotidien qui suit.
• Si la connexion est abandonnée avant le choix de la fiche, les données reçues sont supprimées lors du nettoyage automatique quotidien, au plus tard environ 25 heures après l'abandon.
• Un administrateur ou un propriétaire peut déconnecter la fiche à tout moment dans Kipo. Les jetons, les identifiants et les avis conservés sont alors supprimés, et Kipo demande à Google de retirer l'autorisation. Si le même compte Google est aussi connecté à une autre entreprise dans Kipo, l'autorisation est conservée chez Google pour cette autre entreprise.
• L'autorisation peut aussi être retirée en tout temps depuis le compte Google, à l'adresse https://myaccount.google.com/permissions.

Kipo n'utilise les données Google que pour fournir les fonctionnalités décrites ci-dessus, visibles dans l'application. Kipo ne vend pas ces données, ne les utilise pas à des fins publicitaires ni pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle, et ne les communique à aucun tiers, à l'exception de son hébergeur, qui agit pour son compte.

L'utilisation et le transfert, par Kipo, des informations reçues des API Google respectent les Règles relatives aux données utilisateur des services d'API Google (Google API Services User Data Policy, https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), y compris les exigences d'utilisation limitée (Limited Use).

Le traitement, par Google, des données de votre compte Google est régi par les règles de confidentialité de Google (https://policies.google.com/privacy).

Accessibilité des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont accessibles uniquement aux personnes autorisées au sein de l'organisation utilisant Kipo, réparties dans les catégories suivantes.

• Les utilisateurs de Kipo disposant d'un accès à l'entreprise concernée.
• Les administrateurs de la plateforme Kipo.
• Les prestataires techniques engagés pour assurer le fonctionnement de la plateforme.

Conservation et sécurité des renseignements

Kipo a mis en place divers moyens de protection techniques et administratifs conçus pour préserver la confidentialité et la sûreté des renseignements personnels. Tous les renseignements personnels collectés sont enregistrés dans des environnements sécurisés et inaccessibles au public.

Les mesures mises en place comprennent notamment les éléments suivants.

• Le contrôle d'accès par authentification.
• Le chiffrement des données en transit (HTTPS).
• Un accès restreint aux données selon les rôles et les entreprises.
• Le maintien à jour des systèmes et des correctifs de sécurité.

Cependant, aucune mesure de sécurité n'est absolue ni entièrement garantie.

Droits des personnes concernées

Toute personne concernée par un renseignement personnel peut exercer les droits suivants.

• Refuser de fournir un renseignement.
• Demander la consultation des renseignements personnels la concernant.
• Demander la correction d'un renseignement personnel inexact.
• Retirer son consentement à l'utilisation, à la diffusion ou à la communication d'un renseignement personnel.
• Demander la suppression de ses renseignements personnels de la plateforme.

Pour exercer ces droits, vous pouvez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels de Kipo, dont les coordonnées figurent à la fin de cette page.

Mise à jour

Kipo se réserve le droit de changer ou de mettre à jour la présente politique de confidentialité des données à tout moment. Le cas échéant, Kipo prendra les moyens raisonnables afin d'aviser toute personne concernée par des changements importants.

La date de la dernière mise à jour figure sur cette page.

Responsabilités

Le responsable de l'application de cette politique de confidentialité des données est le responsable de la protection des renseignements personnels de Kipo.

Pour le joindre, pour toute question relative à la protection de vos renseignements personnels ou pour exercer vos droits : Responsable de la protection des renseignements personnels, Kipo, 608, avenue Saint-Rédempteur, Matane (Québec) G4W 0E1, ou par courriel à rprp@kipo.ca.

Pour toute autre question, vous pouvez nous écrire à support@kipo.ca.